财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知

2020年03月31日来源：作者：经科司

财会〔2020〕6号

党中央有关部门财务部门、档案部门，各省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅（局）、档案局，新疆生产建设兵团财政局、档案局，国务院各部委财务部门、档案部门，财政部各地监管局，有关人民团体财务部门、档案部门，中央企业财务部门、档案部门：

为适应电子商务、电子政务发展，规范各类电子会计凭证的报销入账归档，根据国家有关法律、行政法规，现就有关事项通知如下：

一、本通知所称电子会计凭证，是指单位从外部接收的电子形式的各类会计凭证，包括电子发票、财政电子票据、电子客票、电子行程单、电子海关专用缴款书、银行电子回单等电子会计凭证。

二、来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力。

三、除法律和行政法规另有规定外，同时满足下列条件的，单位可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档：

（一）接收的电子会计凭证经查验合法、真实；

（二）电子会计凭证的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现；

（三）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据，能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务，能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序，且能有效防止电子会计凭证重复入账；

（四）电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》（财政部国家档案局第79号令）等要求。

四、单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

五、符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存。

六、单位和个人在电子会计凭证报销入账归档中存在违反本通知规定行为的，县级以上人民政府财政部门、档案行政管理部门应当依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等有关法律、行政法规处理处罚。

七、本通知由财政部、国家档案局负责解释，并自发布之日起施行。

财政部

国家档案局

2020年3月23日

这则通知彻底打乱了财务会计们平静的生活。自从有了电子发票以后，绝大多数企业在针对电子发票报销的时候都是把电子发票的pdf文件打印成纸质发票来报销的，可是在这则通知的第四条明文规定：单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。这就意味着电子发票报销就必须存电子档了，这可苦了广大的财务宝宝了！电子发票的重复报销、防伪已让大家痛苦不堪现在又来一个电子存档，这算是彻底地被难住了。依照新文件，要完成电子会计凭证的电子存档有以下两个途径：

第一个途径：通过第三方软件如微信小程序《电子发票台账》这样的专业的管理电子发票的工具，涵盖了电子发票的查重、防伪、台账以及令大家最头疼的生成电子会计凭证的功能。运用这类第三方电子发票管理工具让公司省却了高昂的信息开发费用，即时按照国家的规定管理好会计凭证。

具体应用环节：

1、财务先收到员工的打印件及其他报销凭证，通过手机或扫码枪扫描二维码，《电子发票台账》系統自动查重并建设发发票台账。

2、员工通过邮件将电子发票原文件发送到专有邮箱，《电子发票台账》系统会自动识别发票是否报销和重复提交。并保存好原文件。

3、财务可根据系统提示的未报销或重复报销的信息去提醒员工去更正信息。

以上操作简单易行，大大减低了财务人员的工作量，同时又符合了国家的电子存档要求。

第二个途径：公司有实力的，经济条件允许的加强企业信息化建设，建立完善的电子档案管理系统。

基于相关规定条款，企业若想仅以电子形式存放电子发票，须满足以下条件：

须在电子发票归档前，逐一进行查验，并防止重复录入；
须对电子发票的传输环节进行闭环管理，并对经办、审核、审批等环节进行记录，以防止传输过程中的人为篡改；
须具备相关系统对电子发票版式文件及元数据进行妥善保存，并与企业内部的纸质凭证建立关联关系；
须具备电子档案管理系统用于保存电子发票版式文件，并按照档案管理要求定期进行异地灾备；

这第二个途径需要大量的人力财力，大多数企业是无法实现的。这类企业只有选择像微信小程序《电子发票台账》这样的第三方软件是最适宜的解决办法。

电子发票的电子档案的相关规定，专用发票的电子化等政策已发出了强烈的信号：财务无纸化时代真的来临了，财税信息化建设已迫在眉睫。财务人员也需要随时更新自己的知识才能跟得上变化，才能在新的财税环境下顺利的开展工作。

会计问：国家要求电子发票报销的会计凭证必须存电子档了，咋办？

财政部 国家档案局 关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知

2020年03月31日来源： 作者：经科司

财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知

2020年03月31日来源：作者：经科司