财务会计们在每月都要接收来自员工报销的各种票据,其中电子票据已经占据了大部分。
日前,国家档案局、财政部、商务部、国家税务总局在三批增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点经验基础上,结合相关规定,联合引发《电子发票全流程电子化管理指南》,将电子发票如何管理做了明确的规范,该文对于企业合规使用电子发票提供了管理范本。
首先,文中明确了电子发票管理职责的划分,多部门应密切协作做好发票全流程电子化管理工作:

其次,关于在电子发票的全流程管理,从发票的开具到接收、报销、入账、用途确认、归档、档案保管、档案利用、鉴定、处置,本文针对每个环节都给出了实践操作规范。结合我们多年为企业提供发票信息化建设服务的经验,特总结如下:
1、电子发票开具


2、电子发票报销


3、电子发票入账
模式1:报销系统对接财务系统自动转凭证入账
模式2:线下报销后手工录入信息入账
不论是哪种模式,都需要做发票入账登记,更新发票报账状态,与单据凭证建立关联,数电发票可登陆数字账户做入账标识。
如没有管理系统,入账登记需要人工完成,工作量较大。
4、电子发票整理归档

针对线下报销入账、线上归档的情况,应分别组卷,先进行纸质档案的收集、整理、归档,再将电子发票上传至档案系统对应的条目下进行整理、归档,并更新电子发票台账。
根据财会【2020】6号文件之归规定,凡是电子会计凭证以纸质打印件做为报销凭证的都必须保存电子会计凭证的电子档案。
电子凭证不能只打印入账!

划重点:
1、电子凭证包括电子发票、数电发票、电子客票、电子行程单、电子火车票、电子海关专用缴款书、银行电子回单、财政电子票据等;
2、以电子会计凭证的纸质打印件入账的,必须同时保存电子会计凭证原件;
3、可以仅使用电子凭证入账,但要求很高,需要同时满足以下4点:

以下是电子会计凭证入账归档实操指南
打开微信搜索框输入【米印盒子】点击进入【电子台账】再点击【电子报销归档管理】

点击【上传电子发票文件】从微信对话选取PDF、OFD、XML格式文件

以上操行方便,简单易行。
提醒:
电子发票原文件(pdf、ofd、XML)是开具电子发票时才能获取的,含有电子签名信息的,任何第三方都不可能凭空生成电子发票原文件的,国家要求的电子版就是电子发票的原文件。