国家推行电子发票，对于费用报销，怎么避免重复报销？

作者：深圳市云宝腾达科技有限公司浏览：发表时间：2025-01-08 11:22:36

年底了，财务部门估计是最热闹的时候，压了一堆的发票，有高管的、有员工的、有老板股东的、有白条、有纸质发票、有电子发票复印件.....

高管的发票一看里面就有“故事”，看出来了也不敢汇报给老板。其实有时候你跟老板说了，他也是睁只眼闭眼。或者是默认了，不得而知。

员工的发票白条很多，根据制度没发票不能报销，内心知道他老实把事情办好了，只是没有合规的要发票而已，如何来把控“理”与“法”。

中小民营企业大都是半自动化财务办公，有的报销直接发给电子邮箱，有的勤快一点，打印出来粘贴好了。

不知道以上的纠结，大家有没有遇到过呢。

今天我们用《第一性原理》思维，把这些复杂的问题解决掉，由“小财务”思维变“大财务”思维。

接下来的讨论会解决以下几个问题；

从源头解决不合格发票策略
高管的“故事”发票与员工“无票支出”解决方法
全电发票时代，财务发票合规报销管理办法

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发票问题是企业数据真实性、准确性、完整性的基础。也是我们每一个一线财务人每天重复的工作内容。所以从源头解决不合规发票很重要。

一、从源头解决不合格发票策略

首先，我们要明确一点，不合格发票的产生，往往是由于缺乏有效的管理和监督机制。因此，我们需要从源头上进行控制，建立一套完善的发票管理制度。

1、建立发票管理规范

制定详细的发票管理规范，明确哪些类型的发票是可以接受的，哪些是不被接受的。比如，对于白条、非正式发票等，不予报销。凡事也有例外。参加工作前几年对财务制度过于僵化认知，因为报销经常与业务部门闹意见是常有的事情，时间长了在同事、老板眼中留下“呆板、迂腐、不灵活”印象。

就拿“白条”为例，我记得多年前，仓库老张因大半夜公司来了一批货，中途饿了，在夜宵摊采购10份盒饭跟搬运工人一起吃了，因为没有事前审批、也没有报销预算加上也没有发票甚至白条也没有，来到办公室找我报销，我拒绝了。他生气离开的眼神至今记得，事后我在心理也会担心他会不会记恨我。

其实换成现在的我，我会给他报销。在“情”与“法”之间，他的出发点都是为了公司服务，给搬运工发盒饭虽然没有经领导审批但是也是给公司留了一个“有人情味”好口碑。而且他发生的费用是具有真实性。我相信如果这个事前我汇报给老板，他也会同意报销。而当时的我并没有这么做。“灵活”真的需要时间沉淀才能修出来。

聊的有点多，我只是想让同行你们以我为戒吧。

培训和教育
对员工进行发票知识的培训与宣讲，让他们了解什么样的发票是合规的，什么样的是不合规的。同时，也要教育员工在发生费用时，如何索取合规的发票。合规发票会让企业获得哪些好处，比如合规发票可以抵扣增值税、可以减少企业所得税缴纳。可以为公司降低税费负担。
强化审核流程
在报销流程中，增加发票审核环节，确保每一张发票都符合规定。对于不符合规定的发票，经综合审查后，原则是一律不予报销，并及时反馈给报销人。
审查的原则，金额较小、事情发生紧急且以公司利益最大原则而发生无票支出，经真实性审查后。可以酌情考虑。
技术支持

利用财务软件和电子发票系统，自动检查发票的合规性，减少人工审核的误差和工作量。

做到以上四点不合规的发票应该会在公司得到改善。

二、高管的“故事”发票与员工“无票支出”解决方法

高管的“故事”发票也是财务人为难和纠结的地方。

一般中小企业的高管费用报销成为职务消费“重灾区”一般高管出差多、招待应酬多、会议多等，所以财务部收到高管们报销最多的发票类型就是招待费、培训费、会议费、差旅费等，虽然一般公司都要财务制度对招待费、差旅费等费用进行管理。财务过细审核发票提出自己意见后，到了财务总监和总经理只要不太出格，碍于情面都会签字报销。最后提意见的财务人会最不招人喜欢。

如何解决这个问题呢？我但是读到一本关于《华为会计工作法》的一本书给我启发，所谓解决人的问题需要加入心理学和哲学。当时是把 ‍♂️各个业务部门的老大所谓的高管费用进行公示。每一位高管的费用由高到低进行排序，全员公示。

想一想，哪一位高管愿意自己的名字每月荣登“榜首”。所以有些不该报销的费用，也就主动不会来报销了。

对于员工的“无票支出”，我们可以采取以下措施：

灵活处理：对于确实因为客观原因无法获取发票的支出，可以采取灵活处理的方式，比如提供其他形式的证明，如收据、合同等。
事后补救：对于已经发生的无票支出，可以要求员工事后补开发票，或者通过其他方式证明支出的真实性。
提高报销效率：通过优化报销流程，减少员工因报销流程繁琐而不愿意索取发票的情况。

数电发票时代，财务发票合规报销管理办法。

很多朋友会纠结“无票支出”不好做账，甚至在做财税讲师的时候，有同学认为“没有发票就不能记账”的错误认知。

会计记遵循的是《会计准则》。

《基本准则》第十六条，企业应当按照交易或者事项的经济实质进行会计确认、计量和报告，不应仅以交易或者事项的法律形式为依据。这句话告诉我们，不应该只认发票作为做账的唯一依据。

其实在财务记账过程中，很多是不需要发票也可以记账同时还可以企业所得税前扣除，比如我们的工资表，只需要转账记录、劳动合同、签字版工资表等相关性证明材料，就可以记账并不需要员工去开发票。

比如说去采购零星物质，对方是个人，单次金额500元以下，可以通过一张规范的收据，就可以记账且可以进行税前扣除。

如果应该取得发票而未取得发票，也是可以通过合同、协议、付款凭证等证明其真实性的依据也是可以记账。只是需要在企业所得税税务申报的时候，不要忘记纳税调增。也有可能导致企业的增值税多交。

因为记账了，就能真实的反应企业的经营情况，不会导致企业利润虚增，也不会让“其他应收款”科目个人往来金额增大。其他应收款科目是税务局大数据系统重点关注对象。

尤其是与股东个人的往来，如果不及时核销，长期挂往来，可能会被税务局视同“分红”缴纳20%个税。

很多时候，一笔小小的无票支出没有入账的这种行为，会映射出一系列的财税问题、管理问题。

三、数电发票时代，财务发票合规报销管理办法

随着数电发票的推广，我们的财务管理也迎来了新的挑战和机遇。

电子发票要不要打印出来、是发邮箱还是不发。

根据税务政策说明，电子发票不需要打印。如果因习惯和查阅方便，打印出来也是可以的，只是税务局没有做强制要求。

税务机关已经建设电子发票服务平台，为用票单位和个人提供数字化等形态电子发票开具、交付、查验等服务。

全电发票时代，发票的收集、整理、归档、处置。可以参考政策文件

1、《国家税务总局关于修改〈中华人民共和国发票管理办法实施细则〉的决定》

2、国家档案局办公室财政部办公厅商务部办公厅国家税务总局办公厅关于印发《电子发票全流程电子化管理指南》的通知。

文件里面非常详细介绍了已建设业务系统和报销系统的单位，增值税电子发票的归集、登记、验真、审批等可通过在线方式完成具体操作指引，有图有文字，一看就懂。

既没有实施电子档案管理信息系统，也未应用业务系统或会计核算系统，采用线下方式报销入账的单位具体步骤详细步骤。我给大家说，还不如大家根据官方文件看更加仔细。